Les différents mode de dépôt

Principe général de fonctionnement

Pour notifier à iXParapheur qu'un document doit être envoyé en websignature, il suffit d'ajouter une étape Acteur externe en signature.

Néanmoins, nous n'avons pour l'instant pas spécifié les métadonnées nécessaires pour identifier le(s) signataire(s).

Ces métadonnées peuvent être définies via deux modes de dépôt différents :

• Le mode manuel via des mots-clés
• Le mode centralisé via un fichier CSV

Métadonnées minimum :

• Nom, prénom, email
• Numéro de téléphone pour une signature avancée.

Information

Bien que non recommandé car cela complexifie le processus de signature, le signataire peut utiliser un téléphone fixe pour appeler un serveur vocal, qui lui délivrera un code à remplir.

Mode Manuel

Dans ce mode de dépôt, cliquez sur Ajouter un signataire (1) afin d'ajouter les métadonnées nécessaires à l'identification du signataire.

Dans la fenêtre Créer un acteur externe, compléter les informations suivantes :

• Nom (obligatoire) : Reenseigner le nom du signataire
• Prénom (obligatoire) : Renseigner le prénom du signataire
• Adresse e-mail (obligatoire) : Renseigner l'adresse mail du signataire
• Téléphone (optionel) : Renseigner le numéro de téléphone mobile ou fixe
• Indicatif téléphone (optionel) : Dans cette liste , vous pouvez préciser l'indicatif du pays cible, par défaut, celui de la France est sélectionner.
• Langue (optionel) : Dans cette liste , vous pouvez préciser la langue du pays cible, par défaut, la langue française est sélectionnée.

Si vous souhaitez enregistrer les informations du signataire, vous pouvez cocher l'option Utilisateur favori :

Ce dernier alimentera une liste Mes favoris.

Information

Les utilisateurs favoris sont disponible sur l'écran Définir les signataires Websignature via le menu Importer un/des signataires (1) en utilisant l'option Depuis mes favoris (2).

Attention

La liste Mes favoris contient les acteurs externes que vous avez vous même enregistré. Vous ne pourrez pas partager votre liste ou récupérer ceux d'un autre utilisateur iXBus.

Les emplacements de signature ne sont pas obligatoires. Nous vous recommandons de privilégier les tags #signature1#, #signature2#... sur vos maquettes de document.

Information

Les emplacements manquants au moment de la signature seront placés automatiquement en bas à gauche du document.

S'il s'agit d'un document PDF sur lequel les tags de signature sont absents, vous pourrez les placer manuellement via l'option Définir les emplacements de signature.

Ce mode manuel est adapté au dépôt de documents ponctuels avec peu de signataires mais peut devenir fastidieux lors d'un dépôt en masse (via un publipostage avec découpage de documents et imprimante virtuelle par exemple).

Mode centralisé via CSV

Avec le mode centralisé, il est possible d'importer dans le iXParapheur un fichier CSV qui contient toutes les métadonnées attendues. Depuis la fenêtre Définir les signataires Websignature, via le menu Importer un/des signataires (1) en utilisant l'option Depuis un fichier CSV (2).

Le fichier CSV doit être paramétré avec un séparateur de type 'point-virgule' et doit comporter un entête de colonne avec les champs suivants :

• PrenomSignataire
• NomSignataire
• MailSignataire
• IndicatifTelephoneSignataire
• TelephoneSignataire
• NumeroPageSignature
• EmplacementSignature

Exemple

Avec un logiciel de tableur

Avec un format brut

Mode Annexe via CSV

Depuis IHM et depuis l'API Parapheur : l'ajout du fichier *.csv en annexe d'un dossier, et dont le contenu respecte bien la structure d'un fichier déclarant les signataires externes est bien pris en compte dès que le circuit arrive à l'étape de websignature.

Si le circuit ne comporte pas d'étape de websignature, cette annexe jointe sera considérée comme une annexe classique et n'engendrera pas de déclaration automatique d'étapes de websignature. Ne bloquera pas non plus, le processus engagé de visa / signature déclaré dans le circuit.

Mode automatique

Il est aussi possible de compléter ces informations via les mots clefs paramétrés dans la nature de document iXParapheur.

C'est ce que fait le connecteur Renommage à la lecture du document principal.

Ces mots-clés doivent obligatoirement être suffixés par un numéro d'ordre et doivent respecter scrupuleusement la syntaxe suivante :

• NomSignataireX
• PrenomSignataireX
• MailSignataireX

Où X représente le numéro d'ordre.

Exemple : NomSignataire1, NomSignataire2, PrenomSignataire1, PrenomSignataire2, MailSignataire1, MailSignataire2

Il existe également trois mots-clés facultatifs :

• TelephoneSignataireX : le numéro de téléphone du signataire. En renseignant ce mot-clé, le code de vérification de la signature sera envoyé par SMS.

Il est possible d'envoyer des documents à l'étranger. Pour ce faire, le numéro de téléphone doit être au format international en préfixant avec l'indicateur pays.

Par exemple, pour un envoi au Portugal sur le numéro 0612345678, saisir le numéro sous la forme +351612345678 ou 00351612345678.

• NumeroPageSignatureX : le numéro de page sur laquelle l'image de signature doit être apposée. Si ce mot-clé est renseigné alors le mot-clé EmplacementSignatureX est obligatoire

• EmplacementSignatureX : les coordonnées de l'image de signature sous la forme XXX,XXX,XXX,XXX

Exemple de paramétrage de mots-clés :