Préparer un acte

Le menu Préparer permet d'accéder à l'ensemble des formulaires créés et enregistrés par les utilisateurs de votre collectivité avant d'être transmis pour signature ou visa auprès de la Préfecture.

Créer un acte

Cliquez sur le bouton

Une fenêtre s'affiche vous permettant de renseigner tous les éléments attendus par votre Préfecture.

Tous les champs marqués d'un astérisque doivent être renseignés :

• Numéro : Zone de 15 caractères maximum alphanumériques (chiffres, lettres non accentuées, et caractère '_' et '-' à l'exclusion de tout autre). Les collectivités peuvent suivre la recommandation de l'AMF : numéro de séance + numéro de délibération.
• Date de décision : La date du jour est automatiquement renseignée. Vous pouvez choisir une date future afin d'anticiper la préparation du document.
• Nature : Précisez ici la nature du document à l'aide du menu déroulant.
• Objet : Champs de texte libre limité à 500 caractères.
• Matière : Ce champ fait référence à la nomenclature utilisée par votre Préfecture.
• N° d'AR de l'Acte précédent : Si le document fait référence à un ancien formulaire, vous pouvez préciser ici son numéro. Le numéro de l'acte précédent doit être composé de 15 caractères maximum. Il est récupérable dans la partie « Informations » de l'acte transmis à la rubrique Accusé de réception en tant que « numéro interne ».

Ce champ n'est pas obligatoire.

• Envoi non complet, un complément de transmission sera envoyé au format papier : Dans le cas où le contenu d'un dossier ne permet pas sa transmission par voie dématérialisée dans son intégralité, il est possible de spécifier qu'une partie du dossier sera transmis par voie papier.

Ajout des pièces jointes

Pour ajouter vos documents, cliquez sur le bouton ou glissez vos documents jusqu'à ce bouton.

L'acte (et ses annexes) sont ensuite visualisables dans la fenêtre.

Attention : le volume total des documents ne doit pas dépasser 150Mo par envoi. Si votre envoi dépasse cette limite (documents relatifs à un marché par exemple), vous devez découper vos documents pour les émettre en plusieurs envois. Dans ce cas vous gardez le même document principal pour tout vos envois, vous indexez votre numéro d'envoi xxx-a, xxx-b … et vous ajouter les parties successives en pièces jointes de chaque envoi.

Typage des pièces jointes

Le protocol @CTES 2.2 impose que chaque document doit maintenant être typé avec un code pièce jointe. Cela se matérialise par une nouvelle liste déroulante à compléter lors de l'insertion des documents sur le dossier.

Les valeurs de cette liste dépendent de la nature et de la matière du dossier et sont présentes dans la classification retournée par la DGCL.

Une fois les champs renseignés et les documents insérés, cliquez sur le bouton pour transmettre votre enveloppe à l'étape suivante (signature, visa ou Préfecture).

Vous pouvez choisir le bouton pour sauvegarder votre enveloppe mais la compléter ou la transmettre ultérieurement. Vous la retrouverez alors dans votre menu Préparer.

Pour supprimer la création du formulaire, cliquez sur le bouton . Vous reviendrez ainsi au menu Préparer.

Copier un acte

Pour éviter de ressaisir certains champs, vous pouvez copier un formulaire existant.

Attention, deux actes ne peuvent pas porter le même numéro. Vous devrez donc modifier le champ numéro pour pouvoir enregistrer correctement le nouvel acte.

Deux options sont disponibles :

• Vous avez la possibilité de créer une copie simple qui reprendra tous les critères du document d'origine.
• Vous pouvez également créer une copie spéciale. Dans ce cas, une nouvelle fenêtre s'ouvrira vous permettant de sélectionner les critères à conserver.

Transmettre un acte depuis la liste du menu Préparer

Pour envoyer un/des actes à la Préfecture, sélectionnez-le(s) en cochant les cases correspondantes, puis cliquez sur le bouton .

Selon le circuit défini, l'acte sera alors transmis :

• En Préfecture,
• Pour Signature,
• Pour Visa.

Confirmation de l'envoi et réception de l'AR

Si vous avez activé l'alerte email sur votre page de profil, vous recevrez directement dans votre boîte e-mail l'accusé de réception de la préfecture.