FAQ – Factures entrantes
Cette FAQ regroupe les questions les plus fréquentes sur le traitement des factures entrantes dans iXFacture
Statuts et cycle de vie
Quels sont les statuts disponibles pour traiter une facture ?
Lorsque vous statuez sur une facture, vous communiquez une décision à l'émetteur via la Plateforme Agréée. Voici les statuts disponibles :
| Statut | Ce que ça signifie | Quand l'utiliser |
|---|---|---|
| Prise en charge | La facture est bien reçue et en cours de traitement | Premier statut à poser après réception, pour informer l'émetteur que vous avez bien pris en compte sa facture |
| Approuvée | La facture est validée dans son intégralité | Lorsque tous les éléments sont corrects et que vous acceptez de payer le montant total |
| Approuvée partiellement | Une partie seulement de la facture est acceptée | Lorsqu'un ou plusieurs postes sont contestés mais que le reste est validé |
| En litige | Un désaccord est ouvert sur la facture | Lorsqu'il y a un problème (montant incorrect, prestation non reçue, etc.) et que vous souhaitez en informer l'émetteur sans refuser définitivement |
| Paiement transmis | Le paiement a été initié ou effectué | Lorsque le règlement a été transmis et que vous souhaitez en informer l'émetteur |
| Suspendue | Le traitement est temporairement bloqué | Lorsqu'une information manque ou qu'une validation interne est en attente avant de poursuivre |
| Refusée | La facture est rejetée définitivement | Lorsque la facture est erronée et ne peut pas être acceptée. L'émetteur devra émettre une nouvelle facture corrigée |
Le statut Refusée est irréversible. Une fois posé, l'émetteur ne peut que réémettre une nouvelle facture. À utiliser uniquement en cas de rejet définitif.
Pourquoi certains statuts ne sont-ils pas proposés ?
Les statuts disponibles dépendent du statut actuel de la facture. Le cycle de vie suit une progression logique : tous les statuts ne sont pas accessibles depuis n'importe quel état.
Par exemple, il n'est pas possible de passer directement à Approuvée depuis Refusée, ni de statuer sur une facture déjà refusée.
Si aucun statut n'est proposé, la facture est probablement dans un état terminal (ex. Refusée) ou en attente d'une action côté plateforme.
Que se passe-t-il après avoir statué ?
Un message de statut de cycle de vie (appelé CDAR) est automatiquement généré et transmis à la Plateforme Agréée, qui l'achemine vers l'émetteur de la facture.
L'historique complet des statuts posés est consultable dans l'onglet Informations du détail de la facture, avec la date, l'auteur et le message associé.
Consultation et détail
Quelle est la différence entre les trois onglets du détail ?
| Onglet | Contenu | Quand l'utiliser |
|---|---|---|
| Vue métier | Données structurées extraites de la facture (fournisseur, lignes, totaux) | Pour vérifier rapidement les informations clés sans ouvrir le PDF |
| Vue lisible | Représentation PDF de la facture telle que transmise par l'émetteur | Pour consulter la facture dans son format visuel d'origine |
| Informations | Origine, nature et historique complet des statuts | Pour auditer le traitement ou retrouver un CDAR précédent |
Pourquoi certains champs de la Vue métier sont-ils vides ?
Les données affichées dans la Vue métier proviennent directement du fichier structuré transmis par l'émetteur (UBL, CII ou FacturX). Si un champ est absent, c'est que l'émetteur ne l'a pas renseigné dans son fichier.
Recherche et filtres
Comment retrouver rapidement une facture ?
- Recherche rapide : saisir un terme (numéro, fournisseur, montant…) dans le champ Recherche en haut de liste, puis appuyer sur Entrée ou cliquer sur la loupe.
- Filtres avancés : cliquer sur Rechercher dans la barre d'actions pour accéder à des critères complémentaires (date, statut, nature, etc.).
- Filtre par statut : cliquer sur Statuer dans la barre d'actions pour filtrer directement la liste sur un statut donné.
Cliquer sur Réinitialiser pour effacer tous les critères actifs et retrouver la liste complète.
Export et téléchargement
Comment exporter la liste des factures ?
- Cocher les factures à exporter (ou cocher la case d'en-tête pour tout sélectionner).
- Cliquer sur Exporter.
- Choisir le format : Excel (
.xlsx) ou CSV (.csv).
Le fichier exporté contient les données de toutes les colonnes visibles au moment de l'export.
Quels formats de fichier structuré peut-on télécharger ?
Pour chaque facture, trois formats techniques sont disponibles :
| Format | Description |
|---|---|
| UBL | Universal Business Language — standard XML international |
| CII | Cross Industry Invoice — format XML alternatif |
| FacturX | Format hybride PDF/XML conforme à la réglementation française |
Pour télécharger : cocher une ou plusieurs factures, cliquer sur Télécharger, puis sélectionner le format souhaité.
Origines et routage
Que signifie l'origine d'une facture ?
L'origine indique par quel canal la facture est entrée dans le système :
| Origine | Ce que ça signifie |
|---|---|
| Plateforme agréée | Reçue via le réseau d'échange inter-plateformes |
| API | Transmise par intégration technique directe |
| CPP | Reçue depuis le Chorus Pro (portail public) |
| Importée depuis une boîte mail | |
| Import | Chargée manuellement via import de fichier |
| Saisie | Créée directement dans l'interface |
Qu'est-ce que la nature d'une facture et comment est-elle attribuée ?
La nature permet de catégoriser la facture (ex. Facture, Avoir) pour faciliter son traitement et son classement. Elle est attribuée automatiquement par les règles de routage configurées par votre administrateur.
Pour en savoir plus sur la configuration des natures, consulter Gestion des natures.
Colonnes et affichage
Peut-on personnaliser les colonnes affichées dans la liste ?
Oui. Cliquer sur Colonnes en haut à droite de la liste, cocher ou décocher les colonnes souhaitées, puis cliquer sur Valider.
Les colonnes disponibles sont : Numéro de facture, Fournisseur, Type de document, Date de réception, Origine, Nature, Montant TTC, Devise, Statut, Type de facture.