Paramétrer iXConvocation

Création d'un profil

Afin de configurer le module, il faut créer un profil en cliquant sur l'icône .

Une fenêtre s'affiche alors vous demandant de nommer ce profil.

Tous les paramètres que vous choisirez de modifier seront sauvegardés sur ce profil.

Cela permet de configurer des profils différents pour chaque type de commission créé.

Si par la suite vous souhaitez supprimer un profil, sélectionnez-le dans la liste déroulante puis cliquez sur l'icône .

La notification

La première modification proposée est celle du contenu du message reçu lors de l'envoi d'une convocation.

Vous pouvez :

• créer différents profils (abordé dans la section précédente)
• ajouter un objet à l'E-mail
• modifier facilement le texte de la convocation grâce au traitement de texte intégré
• modifier le contenu du SMS (uniquement si vous avez souscrit à cette option)
• sélectionner une autre feuille de style si vous en posséder une personnalisée.

Vous pouvez également modifier le texte d'envoi d'une modification de séance. Pour cela, cliquer sur le deuxième onglet, Modification.

Vous pouvez aussi paramétrer un email de relance.

L'adresse d'envoi des E-mail

Vous pouvez paramétrer une adresse interne pour l'enoi de vos convocations. Pour cela, vous devez remplir les champs ci-dessous. Si vous ne le faîtes pas, ce sera l'adresse postmaster@srci.fr pour les comptes SAAS et IAAS qui sera utilisée par défaut ou toute adresse définie dans les paramètres généraux de la console iXBus.

Les commentaires

Il est possible d'envoyer un E-mail lorsqu'un destinataire ajoute un commentaire à la convocation. Pour paramétrer le message, cliquez sur le cinquième onglet.

Pour afficher les commentaires, allez dans le second onglet sur la gauche pour cocher la case « Afficher les commentaires ».

Les options

Vous pouvez choisir d'ajouter des questions optionnelles à votre convocation.

Par défaut, la question de la présence est paramétrée, ainsi qu'une demande de justification. Dans le cas présent, la justification n'est demandée qu'en cas de réponse « Je serai absent ».

Pour ajouter une question, cliquez sur l'icône .

Une fenêtre s'affiche pour ajouter une nouvelle question.

Cliquez sur pour confirmer votre saisie. Vous devez maintenant choisir un type de réponse. Sélectionner votre nouvelle question dans la liste des options puis choisissez un type de réponse.

Si vous choisissez réponse libre, le membre de la commission qui recevra la convocation pourra librement saisir un texte de réponse.

Si vous choisissez choix unique, vous devrez saisir un liste de réponses possibles.

Pour cela, cliquez sur cette icône

Un champ apparaît pour vous permettre de saisir votre réponse.

Pour supprimer une réponse, cliquez sur l'icône .