Paramétrer iXConvocation
L'écran Paramètres permet de configurer les profils d'envoi de convocations, les modèles d'e-mails, les questions posées aux convoqués et les options globales du module.
Prérequis : Être connecté avec un profil disposant des droits d'administration du module iXConvocation.
Onglet GESTION DES PROFILS
Un profil regroupe la configuration e-mail, les modèles de messages et les questions associées à un type de commission. Il est possible de créer plusieurs profils pour adapter le comportement du module à chaque commission.
À quoi sert un profil ?
Un profil de commission permet de configurer les modèles de courriels destinés aux convoqués, les questions associées ainsi que le serveur de messagerie utilisé pour l'envoi. Chaque commission peut être rattachée à un profil différent.
L'onglet GESTION DES PROFILS contient les sous-onglets suivants :
| Sous-onglet | Description |
|---|---|
| CONFIGURATION EMAIL | Paramètres du serveur SMTP utilisé pour l'envoi |
| OPTIONS | Questions posées aux convoqués lors de l'accusé de réception |
| EMAIL CONVOCATION | Modèle du message envoyé lors de la convocation initiale |
| EMAIL MODIFICATION | Modèle du message envoyé lors d'une modification de séance |
| EMAIL RELANCE | Modèle du message envoyé lors d'un renvoi de convocation |
| EMAIL COMMENTAIRES | Modèle du message envoyé lors de l'ajout d'un commentaire |
Gérer les profils
Créer un profil
- Cliquer sur
+ Ajouter un profil. La modale Créer un profil s'ouvre. - Saisir le nom du profil dans le champ Nom du profil.
- Cliquer sur
Enregistrerpour valider.
Résultat : Le profil est créé et sélectionné dans la liste déroulante.
Définir le profil par défaut
- Sélectionner le profil souhaité dans la liste déroulante.
- Cocher la case Profil par défaut.
- Cliquer sur
Enregistrer.
Résultat : Le profil est automatiquement proposé lors de la création d'une commission.
Renommer un profil
- Sélectionner le profil dans la liste déroulante.
- Cliquer sur
Renommer, saisir le nouveau nom, puis confirmer.
Supprimer un profil
- Sélectionner le profil dans la liste déroulante.
- Cliquer sur
Supprimeret confirmer la suppression.
La suppression d'un profil est irréversible. Vérifier qu'aucune commission active n'utilise ce profil avant de procéder.
Sous-onglet CONFIGURATION EMAIL
Ce sous-onglet définit le compte SMTP utilisé pour l'envoi des messages du profil sélectionné.
Deux modes d'authentification sont disponibles :
Authentification basique
| Champ | Description |
|---|---|
E-mail | Adresse e-mail expéditrice |
Serveur SMTP | Adresse du serveur SMTP |
Port SMTP | Port du serveur SMTP |
Identifiant | Identifiant de connexion au serveur SMTP |
Mot de passe | Mot de passe de connexion |
Authentification SMTP | Cocher TLS ou SSL selon la configuration du serveur |
Authentification OAuth
Sélectionner Authentification OAuth pour utiliser un flux OAuth à la place des identifiants SMTP classiques.
| Champ | Description |
|---|---|
E-mail | Adresse e-mail expéditrice |
Serveur SMTP | Adresse du serveur SMTP |
Port SMTP | Port du serveur SMTP |
Identifiant | Identifiant du compte |
Token URL | URL de récupération du jeton OAuth |
Client ID | Identifiant client OAuth |
Scope | Périmètre des droits OAuth |
Grant Type | Sélectionner Client secret ou Certificat |
Clé privée | Clé privée (si Grant Type = Certificat) |
Clé publique | Clé publique (si Grant Type = Certificat) |
Authentification SMTP | Cocher TLS ou SSL selon la configuration du serveur |
Si aucun compte SMTP n'est configuré sur le profil, le système utilise l'adresse définie dans les paramètres généraux de la console iXBus.
Cliquer sur Enregistrer pour sauvegarder la configuration.
Résultat : Les e-mails du profil sont envoyés via le compte SMTP configuré.
Sous-onglet OPTIONS
Ce sous-onglet permet de configurer les questions posées aux convoqués lors de l'accusé de réception d'une convocation.
Ajouter une option
- Cliquer sur
+ Ajouter une option. - Saisir le Libellé de la question.
- Sélectionner le Type de réponse dans la liste déroulante :
| Type | Description |
|---|---|
| Choix unique | Le convoqué choisit parmi une liste de réponses prédéfinies |
| Réponse libre | Le convoqué saisit librement un texte de réponse |
Configurer les choix (type Choix unique)
- Cliquer sur
+ Ajouter un choixpour ajouter chaque réponse possible. - Saisir le Libellé du choix.
- Activer le bouton Justification pour exiger une justification textuelle lorsque ce choix est sélectionné.
- Cliquer sur l'icône – à droite d'un choix pour le supprimer.
Par défaut, la question Serez-vous présent ? est préconfigurée avec les choix Je serai présent et Je serai absent, ce dernier déclenchant une demande de justification.
Supprimer une option
- Cliquer sur
Supprimerà droite de l'option concernée.
Résultat : Les questions configurées s'affichent lors de l'accusé de réception de toute convocation utilisant ce profil.
Sous-onglet EMAIL CONVOCATION
Ce sous-onglet permet de personnaliser le message envoyé lors de l'envoi initial d'une convocation.
- Saisir l'Objet de l'e-mail dans le champ prévu.
- Modifier le corps du message dans l'éditeur de texte riche.
- Insérer des valeurs dynamiques en utilisant les indicateurs disponibles dans la colonne de droite.
- Cliquer sur
Transformation feuille de stylepour appliquer une feuille de style personnalisée (optionnel). - Cliquer sur
Enregistrerpour sauvegarder.
Indicateurs disponibles
| Indicateur | Description |
|---|---|
[DebutSeanceFuseau] | Date et heure de début UTC au format dd/MM/yyyy à HH:mm |
[HeureDebutSeanceFuseau] | Heure de début UTC au format HH:mm |
[DateDebutSeanceFuseau] | Date de début UTC au format dd/MM/yyyy |
[FinSeanceFuseau] | Date et heure de fin UTC au format dd/MM/yyyy à HH:mm |
[DebutSeance] | Date et heure de début au format dd/MM/yyyy à HH:mm |
[HeureDebutSeance] | Heure de début au format HH:mm |
[DateDebutSeance] | Date de début au format dd/MM/yyyy |
[FinSeance] | Date et heure de fin au format dd/MM/yyyy à HH:mm |
[LieuSeance] | Lieu de la séance |
[NomSeance] | Nom de la séance |
[NomUtilisateur] | Prénom et nom de l'utilisateur convoqué |
[Login] | Login de l'utilisateur convoqué |
[AdresseMail] | Adresse e-mail de l'utilisateur convoqué |
[URL] | URL de la convocation (lien d'accusé de réception) |
Résultat : Le modèle d'e-mail de convocation est mis à jour pour ce profil.
Sous-onglet EMAIL MODIFICATION
Ce sous-onglet permet de personnaliser le message envoyé lorsqu'une séance est modifiée après l'envoi des convocations initiales.
- Le contenu et les indicateurs disponibles sont identiques à ceux du sous-onglet EMAIL CONVOCATION.
Cliquer sur Enregistrer pour sauvegarder.
Sous-onglet EMAIL RELANCE
Ce sous-onglet permet de personnaliser le message envoyé lors du renvoi d'une convocation à un participant n'ayant pas encore accusé réception.
- Le contenu et les indicateurs disponibles sont identiques à ceux du sous-onglet EMAIL CONVOCATION.
Cliquer sur Enregistrer pour sauvegarder.
Sous-onglet EMAIL COMMENTAIRES
Ce sous-onglet permet de personnaliser le message envoyé lorsqu'un participant ajoute un commentaire sur un document de la séance.
- Le contenu et les indicateurs disponibles sont identiques à ceux du sous-onglet EMAIL CONVOCATION.
Cliquer sur Enregistrer pour sauvegarder.
Onglet OPTIONS
Cet onglet regroupe les options globales du module, indépendantes des profils.
| Option | Description |
|---|---|
| Activer la gestion des commentaires | Permet aux convoqués d'ajouter des commentaires sur les documents de la séance depuis leur espace convocation |
- Cocher ou décocher l'option souhaitée.
- Cliquer sur
Enregistrerpour appliquer.
Résultat : L'option est activée ou désactivée pour l'ensemble du module.