Consulter un dossier
Aperçu du document et de ses pièces annexes
Cette agrafe vous indique que votre dossier contient des pièces jointes.
En Vue Liste, vous visualisez directement le document principal
En vue Tableau, il convient de double-cliquer sur le dossier afficher l'aperçu
Vous pouvez également zoomer sur l'aperçu en maintenant la touche Ctrl appuyée et en actionnant la molette de votre souris.
Informations sur le dossier
Toutes les informations sur le dossier :
- Nature de document, nom du dossier, service, date de création, rédacteur, référent, état du dossier, type de signature, date limite le cas échéant, confidentiel le cas échéant
- Les documents du dossier et la possibilité d'en ajouter ou d'en supprimer si l'option a été activée lors de la préparation, quels documents sont à signer, diffuser, la possibilité de les télécharger
Mots Clés
L'encadré "Mots Clefs" ne s'affiche que si vous avez sélectionné une nature contenant des mots clefs.
Cette liste de mots clés est définie précédemment lors de la création de la nature du dossier par l'administrateur fonctionnel.
Si le paramétrage fait que la saisie de ces mots clés obligatoire, vous devez impérativement les saisir.
Dans le cas contraire, vous n'êtes pas obligé de les saisir, mais dans ce cas, vous ne bénéficierez pas de ces filtres lors de la recherche au niveau de l'historique.
Autres documents
Cet onglet vous permet de télécharger le dossier complet, la fiche de circulation ou le formulaire.
En cliquant sur l'onglet "Autres documents", vous pouvez enregistrer plusieurs documents :
- Le dossier complet
- La fiche de circulation
- Le rapport de preuves
- Le rapport de signatures
Dossier Complet
Le dossier complet est une archive compressée qui comporte toutes les pièces relatives au dossier :
- le document principal,
- les pièces jointes,
- la fiche de circulation ,
- le rapport de preuves
Fiche de circulation
La fiche de circulation est un document qui récapitule toutes les informations nécessaires à la traçabilité du dossier.
Elle comporte plusieurs sections :
- Informations du dossier : nom du dossier, rédacteur, référent, date de création...
- L'état du dossier au moment du téléchargement de la fiche
- Les documents qui constituent le dossier
- Les étapes du dossier
- Les messages publics (les messages privés ne sont pas présents dans la fiche de circulation)
- Les mots-clés
- Les observateurs du dossier
- Le cycle de vie complet du dossier
- L'état des signatures
La fiche de circulation est horodatée au téléchargement, pour empécher toute tentative de falsification
Lors du choix de téléchargement de la fiche de circulation, vous pouvez choisir d'inclure certains éléments :
Le cycle de vie complet du dossier retrace les divers évènements du dossier et les lie à l'utilisateur éxécutant. Tous ces évènements sont décrits selon le mode opératoire suivant :
- une date et heure
- le nom de l'utilisateur qui a réalisé l'action (cette information est sauvegardé par rapport à la valeur le jour J, si le nom d'utilisateur est modifié ultérieurement, c'est la valeur initiale qui restera)
- l'adresse mail (cette information est sauvegardé par rapport à la valeur le jour J, si l'adresse mail est modifiée ultérieurement, c'est la valeur initiale qui restera)
- l'adresse ip de l'utilisateur au moment où il a réalisé l'action
- le type d'action (icône + désignation)
Voici les actions qui sont tracées :
- La création du dossier
- La transmission du dossier
- La consultation d'un dossier (sauf par API)
- Les étapes du circuit réalisées (visa/signature)
- La modification du circuit
- l'ajout d'un visa intermédiaire
- l'annulation d'un visa intermédiaire
- Ajout/suppression/modification d'un document
- Le téléchargement d'une pièce
- L'apposition du consentement explicite de signature
- La clôture du dossier
- L'annulation du dossier
- Le refus du dossier
- Le droit de remord
- La relance du dossier
- L'ajout de messages textes (messages publics uniquement)
- La modification de mots-clés
- L'ajout d'annotations sur le document
- Le placement d'image de signature
- La fusion des annotations sur le document
- L'export manuel vers un autre module iXBus (iXCourrier, iXActes...)
- Le dépôt dans les modules iXSae et iXGed
Les routes suivantes API déclenchent également une traçabilité dans le cycle de vie du dossier :
- Création
- Transmission
- Refus
- Interruption
- Clôture
- Récupération Fiche de circulation
- Récupération rapport de signature
- Récupération dossier complet
Les consultations API ne sont pas tracées dans le cycle de vie, afin de ne pas le surcharger inutilement
Rapport de signature
Le rapport de signature est également présent dans la fiche de circulation (si l'option est sélectionnée au téléchargement).
Il comporte des informations techniques permettant de lier la signature au signataire et à son certficat de signature.
Le bouton dédié "Rapport de signature" permet de télécharger une ancienne version du rapport de signature. Celui-ci est encore présent dans l'application pour des raisons de compatabilités descendante mais ne devrait plus être utilisé.
Exemple de fiche de circulation :
Acteurs du circuit
Vous pouvez les visualiser à droite de l'aperçu du document
En visualisant le circuit, vous pouvez prendre connaissance du statut du dossier par rapport à son circuit, quels utilisateurs ont déjà visé ou signé, ceux qui doivent encore le faire (et qui qui " bloque " le dossier ...)