Natures de documents à déposer dans la GED
La section « Natures » permet de mettre en place la correspondance entre les natures de documents iXBus et les bibliothèques classées dans la GED DIGITECH.
Dans l'onglet Parapheur, les natures iXParapheur sont automatiquement listées.
Lier une nature iXBus à une bibliothèque Ged
Le plan de classement indique dans quelle bibliothèque les documents seront déposés en GED.
En cliquant sur le libellé "Non défini", une fenêtre s'ouvre, permettant de sélectionner la bibliothèque GED à laquelle sera associée la nature iXBus :
Effectuer la liaison entre les métadonnées iXBus et celles de la GED
La colonne Métadonnées permet de spécifique quelles seront les métadonnées qui seront déversées en GED.
En cliquant sur le libelle "Non défini", une fenêtre s'ouvre, permettant d'associer les métadonnées iXBus à celles de la GED :
L'écran dispose de deux onglets :
- Tronc commun : sont définies ici les métadonnées qui seront déposées en Ged quoiqu'il arrive. Il est possible d'effectuer l'association de manière automatique si les métadonnées Ged ont été crées suivant une convention de nommage prédéfinie.
La correspondance se fera de manière automatique avec le bouton "Paramétrage automatique" si les champs sont définis de la manière suivante dans Digitech :
| Champ iXBus | Métadonnée Ged |
|---|---|
| Nom du dossier iXParapheur | DOC_NOM |
| Identifiant du dossier iXParapheur | DOC_REF |
| Référent | DOC_REFERENT |
| Rédacteur | DOC_REDACTEUR |
| Date de création | DOC_DATE_PARAPH |
| Service référent | DOC_SERVICE |
| Mots-cles | DOC_MOTCLE |
| Circuit | DOC_CIRCUIT |
Les mots-clés de ce champ seront tous agrégés dans un seul champ ged, chaque mot-clé étant séparé par un point-virgule. Pour une affectation unitaire, utiliser l'onglet "Avancé"
- Avancé : permet de faire une association fine entre un unique mot clé iXParapheur et une métadonnée Ged
Les métadonnées cibles doivent avoir été créées en amont au niveau de la GED Digitech
Définir ce qui est déposé en GED
Enfin, pour chacune des natures, il est possible d'indiquer quels seront les documents qui doivent être déposés pour chaque dossier correspondant :
- Le document principal
- Les documents annexes
- La fiche de circulation
- Le rapport de preuves (Yousign)
- Le rapport de signatures iXBus
Définir à partir de quand sont déposés les dossiers en GED
Le fait que des documents soient déposés ou non dans la GED dépend de la Date de déclenchement des dépôts.
Lorsque cette date est vide, cela indique que la nature ne sera pas déversée dans en GED.
Dès lors qu'une date de déclenchement est renseignée, la totalité des dossiers à partir de cette date sera déposée en GED.
Il convient donc d'être particulièrement vigilant quant au renseignement de celle-ci.
Un message d'alerte vous prévient lorsqu'une modification de la date de déclenchement des dépôts est intervenue :
